Wie moet een sociale balans opmaken en neerleggen?

Ondernemingen die verplicht zijn een jaarrekening op te maken, zijn in principe ook verplicht een sociale balans op te maken en neer te leggen bij de Nationale Bank. In die sociale balans moet u als onderneming informatie opnemen over het personeelsbestand: personeelsverloop, opleiding, ...

Sociale balans: wie?

In eerste instantie is een sociale balans verplicht voor vennootschappen die hun jaarrekening openbaar moeten maken. De sociale balans maakt een geïntegreerd deel uit van het model van de jaarrekening.
Ook het model van de jaarrekening voor grote en zeer grote verenigingen bevat zo'n sociale balans en moet dus ingevuld worden van zodra er minstens 20 personeelsleden zijn. Als ze geen gebruik maken van het gestandaardiseerde model, dan moeten ze er zelf een sociale balans aan toevoegen.

Sommige vennootschappen, verenigingen en stichtingen die geen jaarrekening openbaar moeten maken via de Nationale Bank (NBB), moeten toch een sociale balans opmaken (en ze binnen 7 maanden na afsluiting van hun boekjaar aan de NBB bezorgen). Het gaat om ziekenhuizen en bepaalde privaatrechtelijke rechtspersonen als ze ten minste 20 personeelsleden hebben. Voor hen zijn er 2 modellen (een volledig en een verkort) afhankelijk van het aantal personeelsleden (50 of minder).

Natuurlijke personen moeten geen sociale balans neerleggen.

Sociale balans: wat?

In een sociale balans vindt u:

de staat van de tewerkgestelde personen;

een tabel van de personeelsbewegingen;

inlichtingen over de opleidingsactiviteiten gevolgd door de werknemers.

Het personeelsbestand zijn "alle personen die, uit hoofde van een overeenkomst, arbeidsprestaties leveren onder gezag van een andere persoon en de personen die arbeidsprestaties leveren onder gezag van een andere persoon dan hun werkgever".
Het gaat om de werknemers ingeschreven in het personeelsregister, maar ook om de uitzendkrachten en de personen ter beschikking gesteld van de onderneming. Bestuurders, zaakvoerders en werkende vennoten worden slechts vermeld als zij met de onderneming een arbeidsovereenkomst hebben gesloten en om die reden in het personeelsregister zijn ingeschreven.

De personeelsbewegingen zijn enerzijds de nieuwe inschrijvingen van werknemers in het personeelsregister en anderzijds de ingeschreven contractbeëindigingen tijdens het boekjaar. In de sociale balans moet ook de reden van het ontslag opgenomen worden.

Ten slotte, en sinds 2017, moet u als werkgever ook inlichtingen verschaffen over de opleidingen die u op uw kosten aanbiedt aan het personeel:

voortgezette beroepsopleidingen: opleidingen die op voorhand gepland werden en die tot doel hebben de kennis van de werknemers te vergroten of hun vaardigheden te verbeteren; en

initiële beroepsopleidingen: opleidingen aan personen die in de onderneming tewerkgesteld zijn in het kader van alternerend leren en werken, met als doel een officieel erkend diploma of certificaat te behalen.

Sociale balans: publicatie?

De Balanscentrale verwerkt de individuele gegevens van deze sociale balansen in haar statistieken. De individuele gegevens van de sociale balansen van vennootschappen, verenigingen en stichtingen die niet verplicht zijn om hun jaarrekening bij de Nationale Bank van België neer te leggen, worden niet gepubliceerd. Daarom is voor hen het neerleggen van de sociale balans gratis.