Deelnemen aan de algemene vergadering: to be or not to be

De algemene vergadering van aandeelhouders/vennoten is in de nv, de bvba en de cvba een verplicht orgaan met exclusieve bevoegdheden zoals de goedkeuring van de jaarrekening. De gewone algemene vergadering moet jaarlijks verplicht worden gehouden. Niet iedereen mag zomaar de algemene vergadering bijwonen. De statuten en het Wetboek van Vennootschappen bepalen wie wordt toegelaten en aan de stemming mag deelnemen.

Het Wetboek van Vennootschappen schrijft voor dat ieder jaar ten minste één (gewone) algemene vergadering moet worden gehouden in de gemeente zoals in de statuten is bepaald. Ook de datum en het tijdstip van de gewone algemene vergadering kunnen vrij in de statuten worden bepaald, met dien verstande dat ze binnen de zes maanden na de afsluiting van het boekjaar moet worden gehouden.

Niet iedereen mag de algemene vergadering bijwonen

In eerste instantie moeten alle aandeelhouders worden opgeroepen. Dit zijn de houders van aandelen met stemrecht én de houders van aandelen zonder stemrecht. Alleen personen die als eigenaar van de aandelen in het aandelenregister zijn ingeschreven, hebben toegang tot de algemene vergadering.
Een aandeelhouder/vennoot kan een vertegenwoordiger naar de algemene vergadering sturen, voorzien van een geldige schriftelijke volmacht. Een accountant mag in beginsel niet als gevolmachtigde van een aandeelhouder op de algemene vergadering optreden. Het stellen van daden van bestuur is onverenigbaar met de deontologie van het beroep van accountant.

Ook de bestuurders of zaakvoerders en de commissaris(sen) moeten worden uitgenodigd voor de jaarvergadering. De aandeelhouders of vennoten hebben immers het recht om hen te interpelleren. De commissarissen wonen de algemene vergadering bij wanneer die beraadslaagt op grond van een verslag dat door hen is opgemaakt.

Bijzondere toelating voor derden

Gezien haar besloten karakter is de algemene vergadering in principe zelf bevoegd om te beslissen over de toelating van bepaalde derden. Derden zijn welkom bij stilzwijgen, bij betwisting moet er worden gestemd.

"Bepaalde" derden zoals houders van (converteerbare) obligaties en warrants, en de houders van certificaten op naam die met medewerking van de vennootschap werden uitgegeven, moeten worden uitgenodigd. Zij mogen de algemene vergadering slechts met raadgevende stem.

"Gewone" derden zoals de accountant en de revisor mogen aanwezig zijn op de algemene vergadering als zij toelating kregen bij gewone meerderheid en behoudens andersluidende bepalingen in de statuten. De accountant die bijvoorbeeld de boekhouding van de vennootschap voert, heeft geen automatisch deelnamerecht aan de algemene vergadering, maar de algemene vergadering kan hiertoe toestemming verlenen.

Een "bijzondere" derde is de pers en de advocaat. De traditie wil dat de pers echter geen bijzondere toelating nodig heeft om deel te nemen aan de algemene vergadering van genoteerde vennootschappen. Of een advocaat wordt toegelaten, zal afhangen van de hoedanigheid waarin hij optreedt. Treedt de advocaat op voor de vennootschap, dan mag hij aanwezig zijn tenzij de algemene vergadering daar anders over beslist. Als de advocaat optreedt als raadsman van de aandeelhouder (en niet als bijzondere lasthebber), vindt slechts een minderheid in de rechtsleer dat de aandeelhouder mag vergezeld zijn van zijn advocaat. Bij de redactie van de statuten staat u dus best stil bij de meest aangewezen clausule over de vertegenwoordiging van aandeelhouders door niet- aandeelhouders als u niet wil dat er op uw algemene vergadering een advocaat opduikt.

Gevolgen voor besluitvorming

Wanneer derden onwettig uit de algemene vergadering worden uitgesloten, zal de besluitvorming nietig zijn als de eiser aantoont dat de derden (b.v. een deskundige) door hun aanwezigheid of vragen de besluitvorming kunnen beïnvloeden.
Als derden wettig tot de stemming zijn toegelaten, moet worden nagegaan of het aangevochten besluit ook in hun afwezigheid zou genomen zijn. Is dit niet het geval dan moet het besluit nietig worden verklaard.

BCD bvba

Heirbaan 81
1745 Opwijk
t. 052 35 70 09
f. 052 35 93 54
e-mail: info@bcdbvba.be
EVA online software

Openingsuren kantoor

Maandag tot en met vrijdag : van 08.30 uur tot en met 17.00 uur. Er kan steeds een afspraak gemaakt worden buiten de kantooruren.

Woensdag werken we met gesloten deuren

IPCF - BIBF