Kosten eigen aan de werkgever: nieuw bedrag kilometervergoeding

Federale ambtenaren krijgen vanaf 1 juli 2013 een vergoeding van 0,3461 euro per kilometer wanneer ze hun eigen wagen gebruiken bij dienstverplaatsingen. Dit forfaitair bedrag is ook van toepassing in de privésector. De fiscus aanvaardt dit bedrag als een forfaitaire terugbetaling van kilometerkosten aan werknemers die hun eigen auto gebruiken voor beroepsverplaatsingen.

Vergoeding van reiskosten: eigen vervoer

De kilometervergoeding is een vergoeding voor de kosten gemaakt en betaald door de werknemer die zijn eigen wagen gebruikt voor beroepsdoeleinden. Deze vergoeding geldt als 'kosten eigen aan de werkgever' en wordt niet beschouwd als loon. Ze is ten laste van de werkgever. Er moeten geen RSZ of belastingen worden op betaald.

Werkgevers kunnen kilometervergoedingen op twee wijzen terugbetalen. Ze kunnen aan de hand van stukken zoals kastickets en facturen het juiste bedrag terugbetalen of zij kunnen een forfaitair bedrag terugbetalen.

Beperking van de vergoeding

De federale overheid heeft voor haar ambtenaren een forfaitair bedrag vastgelegd voor de terugbetaling van de kosten die verband houden met het gebruik van de eigen wagen voor beroepsdoeleinden. Dit bedrag wordt jaarlijks op 1 juli geïndexeerd en verschijnt in een omzendbrief in het Belgisch Staatsblad. Voor de periode van 1 juli 2012 tot 30 juni 2013 ontvangen ze daarvoor nog 0,3456 euro. Vanaf 1 juli 2013 ontvangen federale ambtenaren een vergoeding van 0,3461 euro per kilometer. Dit forfaitair bedrag is ook van toepassing in de privésector. De fiscus aanvaardt dit bedrag als een forfaitaire terugbetaling van kilometerkosten aan een werknemer die zijn eigen auto gebruikt voor verplaatsingen in dienst van zijn werkgever. De fiscus beschouwt dat als 'kosten eigen aan de werkgever' waardoor de terugbetaling belastingvrij blijft voor de werknemer. Een hogere vergoeding zal de fiscus ook nog aanvaarden als 'kosten eigen aan de werkgever', maar dan moet men wel kunnen bewijzen dat de vergoeding overeenstemt met de werkelijke kosten. Bij gebrek aan bewijs wordt de overschrijding als loon gekwalificeerd. Het gevolg is dat er RSZ-bijdragen en belastingen zijn verschuldigd.

Beperking van het aantal kilometers

Het bedrag van de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen van 0,3461 euro is van toepassing voor de periode 1 juli 2013 tot 30 juni 2014. De fiscus meent wel dat het aantal kilometers dat jaarlijks mag worden terugbetaald als kosten eigen aan de werkgever, niet meer mag bedragen dan 24.000 kilometer per jaar. De fiscus kan bijkomend bewijs vragen aan wie méér kilometers aflegt. Er is rechtspraak die deze limiet van de fiscus veroordeelt.

Vergoeding van reiskosten: openbaar vervoer

Kosten voor openbaar vervoer worden terugbetaald op basis van de officiële tarieven of op voorlegging van het betaalbewijs.